기획서 수정, 처음부터 다시 읽지 말고 ‘검토 기준’을 먼저 주기
기획서를 작성하는 것보다 시간이 더 오래 걸리는 순간이 있습니다. 바로 수정입니다.
초안을 만든 뒤에는 문장이 어색한지, 빠진 내용은 없는지, 숫자와 일정이 맞는지, 상사가 궁금해할 부분은 무엇인지 차례로 확인하게 됩니다. 문제는 이 과정을 매번 처음부터 읽으면서 처리하면 수정할 때마다 같은 검토를 반복하게 된다는 점입니다.
이럴 때 Gemini에 기획서 전체를 무작정 붙여 넣고 “검토해 주세요”라고 요청하는 방식보다 효과적인 방법이 있습니다. 먼저 검토 기준을 정하고, 그 기준에 따라 문제를 분류하게 한 뒤, 마지막에 수정안만 받아보는 방식입니다.
이 글에서는 하나의 기획서 초안을 예로 들어 입력 → 검토 결과 → 수정 요청 → 최종 확인 순서로 따라가 보겠습니다.
1. 첫 단계는 ‘기획서를 고쳐 달라’가 아니라 문제를 찾게 하는 것
예를 들어 다음과 같은 기획서 초안이 있다고 가정해 보겠습니다.
신규 사내 교육 프로그램 운영안
목적: 직원들의 AI 활용 역량을 높이고 업무 효율을 개선한다.
대상: 전 직원
기간: 11월부터 12월까지
내용: AI 기본 교육, 업무 활용 사례 교육, 실습 교육을 진행한다.
예산: 약 500만원
기대효과: 업무시간 단축과 직원 만족도 향상을 기대한다.
내용 자체가 틀렸다고 보기는 어렵습니다. 하지만 실제 결재 과정에서는 몇 가지 질문이 바로 나올 수 있습니다.
- 전 직원이 대상이라면 교육 인원은 몇 명인가?
- 11월부터 12월까지 정확히 몇 회 진행하는가?
- 500만원은 무엇에 사용하는가?
- ‘업무시간 단축’은 어떻게 측정하는가?
- 교육을 실시해야 하는 이유와 현재 문제 상황은 무엇인가?
이때 Gemini에 단순히 “기획서를 검토해 줘”라고 입력하면 문장 수정이나 일반적인 조언이 섞여 나올 수 있습니다. 대신 검토 역할과 기준을 구체적으로 지정합니다.
실제 입력 예시
아래 기획서를 결재권자의 관점에서 검토해 주세요.
문장을 바로 수정하지 말고 먼저 문제점을 찾습니다.
다음 5개 기준으로만 검토해 주세요.
1. 목적과 추진 내용의 연결성
2. 일정과 실행 방법의 구체성
3. 예산의 근거
4. 기대효과의 측정 가능성
5. 결재권자가 추가로 물어볼 가능성이 높은 내용각 항목마다
– 발견된 문제
– 왜 문제가 되는지
– 추가하거나 확인해야 할 정보
를 표 형태로 정리해 주세요.확인할 수 없는 사실은 임의로 만들지 말고 ‘확인 필요’라고 표시해 주세요.
이렇게 요청하면 AI가 기획서를 대신 완성하는 것이 아니라 수정해야 할 지점을 먼저 찾아주는 검토자 역할을 하게 됩니다.
결과는 이런 식으로 활용할 수 있습니다
| 검토 항목 | 발견된 문제 | 다음 조치 |
|---|---|---|
| 목적과 내용 | AI 활용 역량 향상이 구체적인 교육 내용과 연결되지 않음 | 교육 후 습득할 업무 활용 항목 추가 |
| 일정 | 11~12월이라는 범위만 있고 회차와 일정이 없음 | 교육 횟수 및 회차별 주제 확인 |
| 예산 | 500만원의 세부 사용처가 없음 | 강사비·교재비 등 실제 항목 확인 |
| 기대효과 | ‘업무시간 단축’의 측정 방법이 없음 | 교육 전후 비교 지표 검토 |
| 결재 예상 질문 | 대상 인원과 교육 방식이 불명확함 | 참여 인원과 운영 방식 확인 |
여기서 중요한 부분은 AI가 제시한 내용을 사실로 받아들이지 않는 것입니다. 예를 들어 Gemini가 “교육 대상은 300명으로 설정하는 것이 좋습니다”라고 제안했다고 해서 실제 대상자가 300명이 되는 것은 아닙니다. 실제 사내 자료를 확인해 숫자를 넣어야 합니다.
2. 두 번째 단계에서는 ‘수정할 문장’만 요청한다
검토 결과를 얻었다면 그다음에야 문장을 수정합니다. 이때 기획서 전체를 다시 붙이고 “알아서 고쳐 주세요”라고 하기보다 수정 가능한 사실과 수정하면 안 되는 사실을 구분해서 전달하는 것이 좋습니다.
예를 들어 실제로 확인한 정보가 다음과 같다고 하겠습니다.
- 교육 대상: 임직원 120명
- 교육 횟수: 총 4회
- 교육 기간: 11월 10일~12월 8일
- 예산: 총 500만원
- 교육 방식: 사내 교육장 집합교육
실제 수정 요청 예시
앞서 찾은 문제를 반영해 아래 기획서를 수정해 주세요.
다만 다음 원칙을 지켜 주세요.
– 아래에 제공한 숫자와 일정만 사용합니다.
– 새로운 예산이나 성과 수치를 만들어내지 않습니다.
– 사실 확인이 필요한 부분은 [확인 필요]로 표시합니다.
– 원래 기획서의 목적은 유지합니다.
– 결재자가 빠르게 읽을 수 있도록 문장을 간결하게 만듭니다.
– ‘기대효과’는 실제 측정할 수 있는 내용과 단순 기대에 해당하는 내용을 구분합니다.수정된 문장만 제시하고, 각 문단 아래에 ‘수정 이유’를 한 줄로 덧붙여 주세요.
이렇게 요청하면 단순한 문장 다듬기와 내용 보완을 구분할 수 있습니다. 특히 숫자·일정·성과 수치를 AI가 임의로 채우지 못하도록 제한하는 것이 중요합니다.
3. 세 번째 단계에서는 ‘결재자 질문’을 미리 시뮬레이션한다
기획서 수정에서 놓치기 쉬운 부분은 문법이나 표현보다 읽는 사람이 어떤 질문을 할 것인가입니다.
기획서를 작성한 사람은 이미 배경과 업무 내용을 알고 있기 때문에 설명이 부족한 부분을 쉽게 발견하지 못합니다. 반면 결재자는 문서만 보고 판단해야 합니다.
따라서 최종 수정 전에 Gemini를 ‘결재자 역할’로 설정해 질문을 뽑아보는 방법이 유용합니다.
실제 입력 예시
이 기획서를 처음 보는 부서장이 결재한다고 가정해 주세요.
결재를 보류하거나 추가 설명을 요청할 가능성이 높은 질문을 최대 7개만 제시해 주세요.
각 질문에 대해 현재 기획서 안에 답변이 있는지 판단하고, 없다면 어느 항목에 어떤 정보를 추가해야 하는지 알려 주세요.
문서에 없는 사실은 답변으로 만들지 마세요.
예를 들어 결과가 다음과 같이 나왔다면 바로 수정 목록으로 사용할 수 있습니다.
질문 1. 교육 대상 120명은 모두 의무적으로 참여하는가?
→ 현재 문서에 없음. 교육 대상 항목에 참여 방식 추가 필요.질문 2. 500만원의 구체적인 사용처는 무엇인가?
→ 세부 내역 없음. 예산표 추가 필요.질문 3. 교육 효과를 어떻게 판단하는가?
→ 측정 방법 없음. 교육 후 설문 또는 업무 적용 결과 등 실제 계획이 있는지 확인 필요.
이 과정을 거치면 “문장이 자연스러운가?”에서 끝나지 않고 “이 문서만 읽고 결재할 수 있는가?”까지 확인할 수 있습니다.
4. 가장 실용적인 방법: 검토 결과를 ‘수정 목록’으로 바꾸기
여기서 한 단계 더 나아갈 수 있습니다. Gemini가 찾아낸 문제를 그대로 읽고 사람이 하나씩 고치는 대신, 수정 작업 목록으로 재구성하게 하는 것입니다.
앞서 발견한 문제를 실제 수정 작업 목록으로 바꿔 주세요.
우선순위를 다음 세 단계로 구분합니다.
A: 결재 전에 반드시 수정해야 하는 내용
B: 수정하면 문서가 더 명확해지는 내용
C: 표현만 다듬으면 되는 내용각 항목은 ‘수정 위치 / 수정 내용 / 필요한 확인 정보’ 형식으로 작성해 주세요.
그러면 예를 들어 다음과 같이 정리할 수 있습니다.
| 우선순위 | 수정 위치 | 수정 내용 | 확인할 정보 |
|---|---|---|---|
| A | 추진 일정 | 4회 교육 일정 구체화 | 회차별 교육일 |
| A | 예산 | 500만원 세부 항목 추가 | 실제 견적 또는 예산안 |
| A | 기대효과 | 성과 측정 방법 명시 | 실제 측정 계획 |
| B | 교육 내용 | 회차별 교육 주제 연결 | 교육 커리큘럼 |
| C | 문장 표현 | 중복 표현 정리 | 별도 확인 불필요 |
이렇게 하면 AI를 이용한 기획서 검토가 단순한 ‘첨삭’에서 수정 작업을 줄여주는 체크리스트로 바뀝니다.
5. Gemini가 틀렸을 때는 이렇게 처리한다
AI를 기획서 검토에 사용할 때 가장 주의할 부분은 그럴듯한 오류입니다. 특히 문서에 없는 내용을 자연스럽게 만들어내는 경우가 있습니다.
예를 들어 실제 기획서에는 교육 만족도 조사를 한다는 내용이 없는데 AI가 “교육 후 만족도 90%를 목표로 한다”고 작성했다면 그대로 사용해서는 안 됩니다.
이런 오류를 줄이려면 프롬프트에 다음과 같은 제한을 넣어두는 것이 좋습니다.
문서에 존재하지 않는 숫자, 일정, 비용, 성과 수치를 생성하지 마세요. 근거가 없는 내용은 ‘정보 부족’ 또는 ‘확인 필요’로 표시하세요.
또한 AI가 수정한 문서를 최종본으로 바로 사용하기보다 원본과 수정본의 숫자·날짜·고유명사·담당 부서·예산을 직접 대조하는 것이 안전합니다.
6. 사내 기획서는 개인정보와 회사 규정을 먼저 확인하기
기획서에는 이름, 전화번호, 이메일, 고객정보, 매출자료, 계약조건, 내부 전략 등 외부 AI 서비스에 입력해서는 안 되는 정보가 포함될 수 있습니다.
따라서 Gemini에 문서를 넣기 전에 회사의 AI 사용 정책과 정보보안 규정을 확인해야 합니다. 회사에서 외부 생성형 AI 사용을 제한하고 있다면 해당 문서를 그대로 업로드해서는 안 됩니다.
업무상 허용된 환경이라도 다음과 같은 방식으로 불필요한 개인정보를 제거하는 것이 좋습니다.
| 원문 | 검토용 변환 |
|---|---|
| 홍길동 / 010-1234-5678 | 담당자 A |
| ABC전자 김○○ 부장 | 거래처 담당자 |
| 실제 고객 이메일 주소 | [고객 이메일] |
| 내부 프로젝트 코드명 | [프로젝트 A] |
특히 개인정보를 단순히 가리는 것만으로 충분하다고 생각하기보다 회사에서 허용한 AI 서비스와 입력 가능한 정보의 범위 자체를 확인하는 것이 우선입니다.
7. 실제 업무에서는 이 순서만 기억하면 된다
매번 긴 프롬프트를 새로 작성할 필요도 없습니다. 기획서 검토 업무라면 다음 순서로 반복하면 됩니다.
- 초안 입력 → AI에게 결재 관점의 문제점을 찾게 합니다.
- 문제 분류 → 내용·일정·예산·성과·결재 예상 질문으로 나눕니다.
- 사실 확인 → 실제 자료를 확인하고 AI가 만든 추측을 제거합니다.
- 수정 요청 → 확인된 정보만 사용해 문장을 다시 작성하게 합니다.
- 결재자 시뮬레이션 → 추가 질문을 뽑습니다.
- 최종 대조 → 숫자, 날짜, 이름, 비용, 회사 내부정보를 사람이 확인합니다.
이 방식의 장점은 AI에게 기획서 전체를 맡기지 않는다는 데 있습니다. AI는 반복적인 검토와 표현 정리를 맡고, 실제 사실과 의사결정은 사람이 확인하는 구조입니다.
8. 바로 복사해서 사용할 수 있는 Gemini 검토 프롬프트
아래 기획서를 결재권자의 관점에서 검토해 주세요.
먼저 내용을 임의로 수정하지 말고 다음 항목의 문제점을 찾아 주세요.
① 목적과 실행 내용의 연결성
② 일정과 실행 방법의 구체성
③ 예산의 근거
④ 기대효과와 성과 측정 방법
⑤ 결재자가 추가로 물어볼 가능성이 높은 내용각 항목을 ‘문제 / 문제인 이유 / 필요한 확인 정보 / 수정 우선순위(A·B·C)’로 정리해 주세요.
문서에 없는 숫자, 날짜, 비용, 성과 수치, 사실을 임의로 만들지 마세요. 확인할 수 없는 내용은 ‘확인 필요’라고 표시하세요.
검토가 끝나면 A등급 항목만 모아 실제 수정 작업 목록으로 다시 정리해 주세요.
이 프롬프트를 먼저 사용하고, 필요한 정보를 직접 확인한 다음 수정 요청을 이어가는 방식이 좋습니다. 한 번에 “완성된 기획서로 고쳐 달라”고 요청하는 것보다 어디가 문제인지 확인하고 → 사실을 보완하고 → 문장을 수정하는 과정이 훨씬 통제하기 쉽기 때문입니다.
FAQ
Q1. 기획서 파일 전체를 Gemini에 올려도 되나요?
회사 규정에서 허용하는 경우에만 가능합니다. 특히 고객정보, 개인정보, 영업비밀, 미공개 재무정보, 계약정보 등이 포함되어 있다면 먼저 회사의 생성형 AI 사용 정책을 확인해야 합니다. 정책이 불명확하다면 원문 전체를 업로드하기보다 민감정보를 제거한 일부 내용으로 검토하는 편이 안전합니다.
Q2. Gemini가 수정한 기획서를 그대로 제출해도 되나요?
권장하지 않습니다. AI는 문맥을 자연스럽게 만드는 과정에서 문서에 없는 숫자나 사실을 추가할 수 있습니다. 최종 제출 전에는 특히 금액·일정·인원·성과 수치·고유명사·담당 부서를 원자료와 대조해야 합니다.
Q3. Gemini와 ChatGPT 중 기획서 검토에는 무엇이 더 좋은가요?
어느 한 도구가 모든 기획서에 항상 더 적합하다고 단정하기는 어렵습니다. 실제 업무에서는 사용 가능한 회사 정책, 문서 형식, 필요한 작업과 결과의 품질을 기준으로 선택하는 것이 좋습니다. 같은 기획서와 동일한 검토 기준을 두 서비스에 입력해 결과를 비교해 보는 것도 현실적인 방법입니다.
마무리하면, 기획서 검토에서 AI의 역할은 ‘대신 결정하는 것’보다 ‘반복해서 확인해야 하는 부분을 먼저 찾아주는 것’에 가깝습니다. 초안을 넣고 바로 완성본을 요구하기보다 검토 → 사실 확인 → 수정 → 결재자 질문 순서로 나누면 수정 과정 자체를 훨씬 관리하기 쉬워집니다.
실제 Gemini 결과를 더 구체화해 주세요
수정 전후 기획서를 나란히 보여 주세요