매일 30분 걸리던 정리 업무, AI와 스프레드시트로 바꾸면?
월요일 아침마다 비슷한 일을 반복하는 직장인이 많습니다.
– 거래처에서 받은 주문 내역 복사
– 제품명을 규격별로 정리
– 수량 합계 계산
– 비고 작성 후 보고서 붙여넣기
문제는 어려운 작업이 아니라 **같은 작업을 계속 반복한다는 점**입니다.
이번 글에서는 Google Sheets와 ChatGPT만으로 반복 업무를 약 1 ( ( ( ( (자세히 보기)자세히 보기)자세히 보기)자세히 보기)자세히 보기)0분 안에 끝내는 실제 방법을 보여드립니다. 별도의 프로그래밍 없이, 입력부터 결과까지 그대로 따라 할 수 있도록 구성했습니다.
오늘 자동화할 실제 업무 예시
제조·영업·구매 부서에서 흔히 받는 주문 데이터를 예로 사용하겠습니다.
① 거래처에서 받은 원본 데이터
| 거래처 | 제품명 | 수량 |
|---|---|---|
| 한빛 | 스펀지 5T 94×320 | 120 |
| 대성 | SPONGE-5MM-94-320 | 80 |
| 미래 | 스폰지 5mm 94 320 | 150 |
겉으로는 서로 다른 제품처럼 보이지만 실제로는 모두 같은 규격입니다.
보통은 사람이 하나씩 수정하지만, AI에게 기준을 알려주면 몇 초 만에 통일됩니다.
1단계. ChatGPT에게 정리 기준 먼저 알려주기
많은 분들이 데이터를 붙여넣고 “정리해줘”만 입력합니다.
더 정확한 방법은 **정리 규칙을 먼저 주는 것**입니다.
ChatGPT 입력
다음 제품명은 같은 규격이면 하나의 표준명으로 통일해줘.
표준 형식: 스펀지 5T 94×320
결과는
거래처 / 표준제품명 / 수량 형태의 표로 만들어줘.
원본 데이터를 바로 아래에 붙여넣습니다.
AI 결과
| 거래처 | 표준제품명 | 수량 |
|---|---|---|
| 한빛 | 스펀지 5T 94×320 | 120 |
| 대성 | 스펀지 5T 94×320 | 80 |
| 미래 | 스펀지 5T 94×320 | 150 |
**핵심은 제품명이 아니라 ‘규칙’을 먼저 알려주는 것**입니다. 이 한 단계만 추가해도 오탈자와 표기 방식이 크게 줄어듭니다.
2단계. Google Sheets에 붙여넣으면 자동 계산
정리된 표를 Google Sheets에 붙여넣습니다.
이제 합계는 함수 하나면 끝납니다.
사용 함수
=QUERY(A:C,”select B,sum(C) group by B label sum(C) ‘총수량’”)
자동 결과
| 제품 | 총수량 |
|---|---|
| 스펀지 5T 94×320 | 350 |
거래처가 30곳이든 300곳이든 같은 방식으로 집계됩니다.
별도의 피벗테이블을 만들지 않아도 되고, 원본만 바꾸면 결과도 함께 갱신됩니다.
3단계. AI에게 보고서 문장까지 작성시키기
숫자를 계산한 뒤 보고서를 쓰는 시간이 의외로 오래 걸립니다.
이번에는 집계표를 그대로 ChatGPT에 넣어보겠습니다.
입력
다음 집계표를 바탕으로 팀장 보고용 3줄 요약을 작성해줘.
제품: 스펀지 5T 94×320
총수량: 350
거래처: 3곳
결과
– 금일 스펀지 5T 94×320 주문은 총 350개입니다.
– 주문은 3개 거래처에서 접수되었습니다.
– 동일 규격으로 통합되어 생산 계획 수립이 가능합니다.
실무에서는 이 정도 길이가 가장 활용도가 높습니다. 메신저, 이메일, 업무일지 어디에도 그대로 사용할 수 있습니다.
가장 많이 하는 반복 업무 3가지 응용
| 업무 | AI 입력 한 줄 |
|---|---|
| 발주 정리 | 동일 품목은 표준명으로 통일하고 수량 합산 |
| 영업 리스트 | 회사명 중복 제거 후 지역별 분류 |
| 회의록 | 핵심 결정사항과 담당자만 표로 정리 |
포인트는 **AI에게 계산을 맡기는 것이 아니라 ‘정리 기준’을 맡기는 것**입니다.
계산은 스프레드시트가, 문장과 정리는 AI가 담당하면 가장 안정적입니다.
대부분 놓치는 한 단계: 프롬프트를 시트에 저장하기
매번 같은 문장을 입력할 필요는 없습니다.
Google Sheets에 ‘프롬프트’ 탭 하나만 만들어 두면 됩니다.
예를 들면 아래처럼 관리합니다.
| 셀 | 내용 |
|---|---|
| A1 | 표준 제품명으로 통일 |
| A2 | 거래처/제품/수량 표 생성 |
| A3 | 팀장 보고 3줄 요약 작성 |
필요할 때 복사해서 ChatGPT에 붙여넣기만 하면 됩니다.
이 방식의 장점은 팀원 모두가 **같은 기준**으로 결과를 만들 수 있다는 점입니다. 사람이 바뀌어도 보고서 형식이 일정하게 유지됩니다.
개인정보와 사내 데이터는 이렇게 처리하세요
AI를 업무에 사용할 때 가장 중요한 것은 정확도보다 **정보 보호**입니다.
안전하게 사용하는 방법은 어렵지 않습니다.
- 고객명 대신 거래처 A·B·C로 변경
- 전화번호·이메일·주소 삭제
- 주민등록번호·계좌번호는 입력 금지
- 사내 기밀 단가는 비율 또는 범위로 변경
예시
| 원본 | AI 입력용 |
|---|---|
| ㈜한빛산업 | 거래처 A |
| 010-1234-5678 | 삭제 |
| 단가 1,285원 | 단가 A |
이 정도만 지켜도 대부분의 일반적인 문서 정리 작업은 훨씬 안전하게 활용할 수 있습니다.
10분 자동화 루틴 정리
| 순서 | 소요 시간 |
|---|---|
| 원본 붙여넣기 | 2분 |
| AI 표준화 | 2분 |
| Google Sheets 집계 | 3분 |
| 보고 문장 생성 | 3분 |
총 10분 정도면 반복적으로 하던 주문 정리와 보고 자료 작성까지 마무리됩니다.
핵심은 복잡한 자동화 프로그램을 만드는 것이 아니라, **AI는 정리와 문장**, **Google Sheets는 계산과 누적 관리**라는 역할 분담을 만드는 것입니다. 이 방식은 구매, 생산관리, 영업, 사무직 대부분의 반복 업무에 그대로 응용할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 엑셀만 사용하는데 Google Sheets여야 하나요?
아닙니다. 대부분의 예시는 엑셀에서도 가능합니다. 다만 Google Sheets는 공유와 실시간 협업이 편리해서 팀 업무에 조금 더 유리합니다.
Q2. ChatGPT에 회사 데이터를 넣어도 괜찮을까요?
고객 정보, 개인정보, 기밀 단가 등은 제거하거나 익명화한 뒤 사용하는 것이 좋습니다. 회사의 보안 규정이 있다면 그 기준을 우선 따라야 합니다.
Q3. 매일 같은 양식을 자동으로 만들 수 있나요?
가능합니다. 스프레드시트에 템플릿과 프롬프트를 함께 저장해 두면 원본 데이터만 붙여넣어도 같은 형식의 집계표와 보고 문장을 빠르게 만들 수 있습니다.