빈 페이지 앞에서 보내는 시간을 줄이는 방법
기획서 작성에서 의외로 많은 시간이 드는 부분은 문장을 다듬는 일이 아닙니다. 무엇부터 써야 할지 결정하고, 흩어진 정보를 기획서 형태로 배열하는 과정입니다.
예를 들어 팀장에게 “신규 고객 대상 웨비나 기획안을 내일 오전까지 정리해 주세요”라는 요청을 받았다고 가정해 보겠습니다. 머릿속에는 대략적인 아이디어가 있지만, 노션의 빈 페이지를 열면 다음과 같은 고민이 이어집니다.
배경부터 써야 할까, 목표부터 써야 할까?
예산은 어느 정도까지 구체적으로 적어야 할까?
성과 지표는 신청자 수로 잡아야 할까, 실제 참석자 수로 잡아야 할까?
이때 Notion AI에 단순히 “웨비나 기획서를 작성해 줘”라고 입력 (자세히 보기) (자세히 보기) (자세히 보기)하면 문장은 만들어지지만, 실제 결재 문서로 사용하기에는 빠진 항목이 많습니다. 반대로 기획서의 포맷과 판단 기준을 함께 입력하면 검토 가능한 초안을 빠르게 만들 수 있습니다.
Notion AI는 새 페이지나 줄에서 AI를 호출해 초안을 만들거나, 기존 문장을 선택해 요약·교정·재구성하는 방식으로 활용할 수 있습니다. 생성된 내용은 바로 확정되는 것이 아니라 사용자가 적용하거나 폐기하고 다시 생성할 수 있습니다.
10분 초안을 위한 기획서 기본 구조
Notion AI를 실행하기 전에 먼저 기획서의 뼈대를 정해야 합니다. 대부분의 사내 기획서는 아래 여덟 항목으로 정리할 수 있습니다.
| 항목 | 작성할 내용 | 검토자가 확인하는 질문 |
|---|---|---|
| 1. 추진 배경 | 현재 상황과 해결할 문제 | 왜 지금 해야 하는가? |
| 2. 목표 | 기획을 통해 만들 결과 | 무엇이 달라지는가? |
| 3. 대상 | 고객, 직원, 부서 등 구체적 대상 | 누구를 위한 일인가? |
| 4. 실행 내용 | 프로그램, 기능, 운영 방식 | 실제로 무엇을 하는가? |
| 5. 일정 | 준비, 실행, 사후 관리 일정 | 언제까지 가능한가? |
| 6. 역할 | 담당자와 협조 부서 | 누가 책임지는가? |
| 7. 예산·자원 | 비용, 인력, 도구 | 무엇이 얼마나 필요한가? |
| 8. 성과 지표 | 측정 방법과 목표 수치 | 성공 여부를 어떻게 판단하는가? |
여기서 직장인들이 자주 놓치는 항목은 목표와 성과 지표의 구분입니다.
“신규 고객과의 접점을 확대한다”는 목표입니다. 반면 “신청자 200명, 실제 참석률 60%, 상담 신청 20건”은 결과를 측정하는 성과 지표입니다. 두 항목을 구분하지 않으면 기획서가 그럴듯한 설명으로 끝나고, 실행 후 성과를 판단하기 어려워집니다.
1단계: AI를 부르기 전에 재료부터 다섯 줄로 정리하기
Notion AI가 기획의 전제까지 정확히 추측해 주기를 기대해서는 안 됩니다. 먼저 새 페이지에 아래처럼 확정된 사실과 아직 정하지 못한 내용을 구분해 적습니다.
입력 전 메모 예시
기획 주제: 신규 고객 대상 온라인 웨비나
목적: 제품 인지도 향상과 상담 신청 확보
대상: 중소기업 인사·총무 담당자
확정 조건: 9월 셋째 주 개최, 온라인 진행, 준비 기간 4주
미정 사항: 연사, 예산, 홍보 채널, 목표 신청자 수
중요한 점은 미정 사항을 억지로 채우지 않는 것입니다. AI가 만든 숫자를 사실처럼 기획서에 넣으면 이후 회의에서 근거를 설명하기 어렵습니다. 확정되지 않은 항목은 ‘제안’, ‘가정’, ‘확인 필요’로 표시하도록 요청해야 합니다.
2단계: 한 문장 대신 구조화된 프롬프트 입력하기
새 페이지의 빈 줄에서 Notion AI를 호출한 뒤, 다음 프롬프트를 그대로 붙여 넣습니다. 사용 중인 화면 구성에 따라 AI 호출 방식이나 메뉴 명칭은 달라질 수 있지만, 새 문서를 생성하거나 페이지 안에서 AI에게 지시하는 원리는 같습니다.
복사해서 사용하는 기획서 초안 프롬프트
아래 메모를 바탕으로 사내 검토용 기획서 초안을 작성해 주세요.
[기획 메모]
– 기획 주제: 신규 고객 대상 온라인 웨비나
– 목적: 제품 인지도 향상과 상담 신청 확보
– 대상: 중소기업 인사·총무 담당자
– 확정 조건: 9월 셋째 주 개최, 온라인 진행, 준비 기간 4주
– 미정 사항: 연사, 예산, 홍보 채널, 목표 신청자 수[작성 형식]
1. 추진 배경
2. 해결할 문제
3. 목표
4. 주요 대상
5. 프로그램 구성
6. 4주 실행 일정
7. 담당 역할과 협조 사항
8. 예상 비용 항목
9. 성과 지표
10. 위험 요소와 대응 방안
11. 결재권자가 결정해야 할 사항[작성 조건]
– 각 항목은 2~4문장으로 작성할 것
– 실행 일정은 표로 정리할 것
– 확정된 사실과 제안을 구분할 것
– 근거 없는 예산과 목표 수치를 확정적으로 만들지 말 것
– 미정인 내용에는 ‘제안’ 또는 ‘확인 필요’라고 표시할 것
– 추상적인 표현보다 담당자가 실행할 행동을 쓸 것
– 사내 보고서에 맞는 간결한 문체를 사용할 것
이 프롬프트에서 특히 유용한 문장은 “결재권자가 결정해야 할 사항”을 별도로 작성하라는 지시입니다. 기획서는 정보를 많이 담는 문서가 아니라, 검토자가 빠르게 판단하도록 돕는 문서이기 때문입니다.
3단계: 생성 결과에서 바로 사용할 부분과 수정할 부분 구분하기
위 프롬프트를 입력하면 다음과 같은 형태의 초안을 얻을 수 있습니다.
Notion AI 생성 결과 예시
1. 추진 배경
중소기업 인사·총무 담당자는 인사 운영 효율화에 관심이 있으나, 제품의 실제 활용 장면을 접할 기회가 제한적이다. 온라인 웨비나를 통해 제품 활용 사례를 제공하고 잠재 고객과의 초기 접점을 확보하고자 한다.2. 해결할 문제
현재 콘텐츠 중심의 홍보만으로는 잠재 고객의 구체적인 질문과 도입 장애 요인을 파악하기 어렵다. 실시간 설명과 질의응답이 가능한 웨비나를 운영해 고객의 관심 분야와 상담 수요를 확인한다.3. 목표
웨비나 참석자에게 제품의 활용 방법을 전달하고, 후속 상담으로 연결할 수 있는 잠재 고객 정보를 확보한다.4. 주요 대상
직원 수 20~200명 규모 중소기업의 인사·총무 담당자를 우선 대상으로 설정한다. 세부 업종과 직급 범위는 기존 고객 데이터를 확인한 뒤 확정한다.5. 프로그램 구성 제안
– 시장 및 업무 문제 소개: 10분
– 제품 활용 사례 시연: 20분
– 고객 사례 또는 외부 연사 발표: 15분
– 질의응답 및 상담 안내: 15분9. 성과 지표 제안
신청자 수, 실제 참석률, 행사 중 질문 수, 설문 응답률, 상담 신청 건수를 측정한다. 구체적인 목표 수치는 과거 행사 실적과 홍보 가능 예산을 확인한 뒤 확정한다.11. 결재권자 결정 필요 사항
– 외부 연사 섭외 여부
– 홍보 예산 상한
– 웨비나 진행 도구
– 신청자 정보 수집 범위
– 상담 신청 고객의 후속 담당 부서
이 결과는 그대로 제출하는 완성본이 아니라, 검토 가능한 초안입니다. 다만 빈 페이지에서 직접 작성할 때보다 다음 단계가 분명해집니다. 이제 담당자는 문장 생성이 아니라 사실 확인과 의사결정에 시간을 쓸 수 있습니다.
4단계: 두 번째 프롬프트로 모호한 문장 걷어내기
AI가 만든 기획서는 “효과적으로 운영한다”, “고객 경험을 강화한다”, “적극적으로 홍보한다” 같은 표현이 반복되기 쉽습니다. 이런 문장은 틀리지는 않지만 담당자의 행동이 보이지 않습니다.
초안 전체 또는 수정할 부분을 선택한 뒤 다음과 같이 요청합니다.
실행 문장으로 바꾸는 수정 프롬프트
아래 초안에서 ‘효과적으로’, ‘적극적으로’, ‘강화한다’, ‘극대화한다’처럼 실행 방법이 드러나지 않는 표현을 찾아 수정해 주세요.
각 문장은 다음 기준을 따르세요.
– 누가 실행하는지
– 무엇을 하는지
– 언제까지 하는지
– 결과물을 어디에 기록하는지확인되지 않은 내용은 임의로 만들지 말고 [확인 필요]로 표시해 주세요.
수정 전과 수정 후 비교
| 수정 전 | 수정 후 |
|---|---|
| 마케팅팀은 웨비나를 적극적으로 홍보한다. | 마케팅팀은 행사 3주 전부터 이메일 뉴스레터와 회사 블로그에 신청 페이지를 배포하고, 채널별 신청 건수를 웨비나 관리 페이지에 매주 기록한다. |
| 참석자의 만족도를 높인다. | 운영 담당자는 종료 직후 5문항 설문을 발송하고, 응답 내용을 프로그램 구성·진행 품질·추가 상담 수요로 구분해 정리한다. |
| 잠재 고객과의 관계를 강화한다. | 영업팀은 상담에 동의한 참석자에게 영업일 기준 2일 이내에 연락하고, 상담 결과를 고객관리 시스템에 기록한다. |
이 과정을 거치면 기획서가 설명 자료에서 실행 문서로 바뀝니다. AI가 처음 만든 문장을 무조건 짧게 줄이기보다, 담당자·행동·기한·기록 위치가 들어 있는지 확인하는 편이 실무에서는 더 효과적입니다.
5단계: 10분 안에 끝내는 검토 순서
초안이 생성된 뒤 처음부터 문장 하나씩 고치면 다시 시간이 오래 걸립니다. 다음 순서로 검토하면 수정 범위를 줄일 수 있습니다.
- 1분: 목적 확인
이 기획을 왜 하는지 한 문장으로 설명되는지 봅니다. - 2분: 사실과 제안 구분
날짜, 예산, 인원, 목표 수치 중 근거가 없는 항목을 표시합니다. - 2분: 누락 항목 확인
담당자, 일정, 비용, 성과 지표, 위험 요소가 모두 있는지 확인합니다. - 2분: 실행 가능성 확인
각 업무에 담당자와 완료 시점이 있는지 봅니다. - 2분: 결재 요청 정리
상급자가 승인하거나 선택해야 할 사항을 문서 위쪽에 배치합니다. - 1분: 문장 정리
중복 문장과 지나치게 긴 설명만 줄입니다.
여기서 말하는 10분은 조사와 내부 협의까지 끝내는 시간이 아닙니다. 이미 확보한 메모를 회의와 검토가 가능한 문서 형태로 전환하는 시간입니다. 시장 조사, 비용 확인, 법무 검토가 필요한 기획은 별도의 확인 과정이 필요합니다.
대부분 놓치는 포맷과 키워드
기획서 품질을 한 단계 높이려면 AI에게 보기 좋은 문장을 요청하기보다, 검토 과정에서 필요한 표시를 요청해야 합니다.
1. 문서 상태를 표시하는 키워드
| 표시 | 사용할 때 |
|---|---|
| [확정] | 회의나 지시를 통해 결정된 내용 |
| [제안] | 담당자가 추천하지만 승인되지 않은 내용 |
| [확인 필요] | 담당 부서 또는 자료 확인이 필요한 내용 |
| [의사결정 요청] | 결재권자가 선택해야 하는 내용 |
| [위험] | 일정, 비용, 법무, 운영상 문제가 될 수 있는 내용 |
이 표시를 프롬프트에 포함하면 AI가 만든 추정과 회사에서 확정한 사실이 섞이는 문제를 줄일 수 있습니다.
2. 성과 지표는 세 단계로 나누기
“매출 증대”처럼 최종 결과만 적으면 실행 중간에 문제를 발견하기 어렵습니다. 성과 지표를 다음 세 단계로 요청해 보세요.
- 활동 지표: 홍보 게시물 수, 초대 이메일 발송 수
- 반응 지표: 신청자 수, 참석률, 설문 응답률
- 결과 지표: 상담 신청 수, 견적 요청 수, 계약 전환 수
프롬프트에는 다음 한 줄을 추가하면 됩니다.
성과 지표를 활동 지표, 반응 지표, 결과 지표로 구분하고 각 지표의 측정 시점을 함께 적어 주세요.
3. 실패 조건도 함께 작성하기
기획서에는 기대 효과만 있고 중단 또는 수정 기준이 없는 경우가 많습니다. 다음 문장을 추가하면 위험 관리 항목이 구체적으로 바뀝니다.
일정 지연, 신청자 부족, 연사 섭외 실패가 발생했을 때의 대체안과 계획을 변경해야 하는 판단 기준을 표로 작성해 주세요.
예를 들어 행사 7일 전까지 신청자가 목표의 40%에 미달하면 추가 광고를 집행할지, 일정을 변경할지, 기존 고객 초청으로 전환할지 미리 논의할 수 있습니다. 단, 40% 같은 기준은 AI가 임의로 결정하게 두지 말고 과거 행사 기록이나 팀의 운영 기준을 근거로 확정해야 합니다.
회사 자료를 입력할 때 지켜야 할 기준
Notion은 기본적으로 고객의 워크스페이스 데이터와 개인정보를 자사 모델 학습에 사용하지 않으며, AI 기능 제공을 위해 처리되는 정보에는 관련 데이터 처리 업체가 관여할 수 있다고 안내합니다. 다만 이 안내만으로 모든 회사 자료를 입력해도 된다는 의미는 아닙니다. 회사의 보안정책, 사용 중인 요금제와 관리자 설정, 계약 조건을 먼저 따라야 합니다.
다음 정보는 원문을 그대로 넣지 않는 편이 안전합니다.
- 고객 이름, 연락처, 이메일 주소, 주민등록번호 등 개인정보
- 공개 전 매출, 원가, 영업이익, 투자 또는 인수 관련 자료
- 계약서 원문, 비밀유지 대상 자료, 미공개 제품 사양
- 직원 평가, 징계, 급여, 건강 상태와 관련된 정보
- 접근 권한이 없는 다른 부서의 내부 문서
예를 들어 실제 고객사 이름 대신 “A사”, 담당자 이름 대신 “고객 담당자”, 정확한 매출액 대신 “전년 대비 감소”처럼 필요한 범위만 남겨 입력합니다. AI가 만든 초안도 외부 발송 전에는 담당자가 사실관계와 표현을 직접 확인해야 합니다.
바로 복사해 쓰는 범용 기획서 프롬프트
아래 정보를 바탕으로 사내 검토용 기획서 초안을 작성해 주세요.
[기본 정보]
– 기획명: [입력]
– 해결할 문제: [입력]
– 대상: [입력]
– 원하는 결과: [입력]
– 확정된 일정과 조건: [입력]
– 아직 정하지 못한 사항: [입력][문서 구조]
1. 한 문장 요약
2. 추진 배경과 현재 문제
3. 목표와 제외 범위
4. 대상과 요구사항
5. 실행 내용
6. 단계별 일정
7. 담당자와 협조 부서
8. 필요한 예산과 자원
9. 활동·반응·결과 지표
10. 위험 요소와 대체안
11. 의사결정 요청 사항[작성 규칙]
– 확인된 사실은 [확정]으로 표시
– 추천 내용은 [제안]으로 표시
– 정보가 부족한 항목은 [확인 필요]로 표시
– 임의의 수치, 사례, 조사 결과를 만들지 말 것
– 실행 항목에는 담당자, 행동, 완료 시점, 결과물을 포함할 것
– 일정과 역할은 표로 작성할 것
– 중복 표현과 추상적인 홍보 문구를 제외할 것
– 문서 마지막에 담당자가 추가로 확인할 질문을 작성할 것
이 틀은 행사 기획, 사내 교육, 프로모션, 업무 개선, 신규 서비스 제안 등 여러 문서에 재사용할 수 있습니다. 매번 프롬프트를 새로 만들기보다 노션에 ‘기획서 초안 템플릿’ 페이지를 만들어 두고, 기본 정보만 바꾸는 방식이 효율적입니다.
마무리: AI에게 문서를 맡기지 말고 구조화를 맡기기
Notion AI로 기획서를 빠르게 만드는 방법은 화려한 명령어를 사용하는 데 있지 않습니다. 확정된 사실과 미정 사항을 먼저 나누고, 필요한 문서 구조와 판단 기준을 명확히 전달하는 것이 출발점입니다.
업무 담당자는 AI에게 배경 설명, 목차 구성, 표 작성, 문장 정리를 맡길 수 있습니다. 대신 목표 수치의 근거, 예산의 타당성, 개인정보 처리, 사내 규정 준수, 최종 의사결정은 직접 확인해야 합니다.
처음부터 완성된 기획서를 만들려고 빈 페이지에서 오래 고민하기보다, 10분 안에 검토 가능한 초안을 만든 뒤 동료와 수정해 보세요. 문서 작성 시간이 줄어드는 것뿐 아니라, 회의에서 무엇을 결정해야 하는지도 훨씬 선명해집니다.
FAQ
Q1. Notion AI가 만든 기획서를 그대로 제출해도 되나요?
권장하지 않습니다. AI는 입력된 정보가 부족하면 일반적인 내용으로 빈칸을 채우거나, 사실처럼 보이는 제안을 만들 수 있습니다. 일정, 수치, 예산, 담당 부서, 법적 표현을 확인한 뒤 제출해야 합니다. 초안에는 [확정], [제안], [확인 필요] 표시를 사용해 검토 범위를 분명히 하는 것이 좋습니다.
Q2. 회사의 내부 자료를 Notion AI에 넣어도 안전한가요?
먼저 회사의 생성형 AI 및 클라우드 서비스 이용 규정을 확인해야 합니다. 고객 개인정보, 계약서, 미공개 실적, 직원 평가 자료처럼 민감한 정보는 승인 없이 입력하지 않는 것이 안전합니다. 필요한 경우 이름과 수치를 익명화하고, 원문 전체가 아니라 기획에 필요한 요약 정보만 사용하세요.
Q3. AI 결과가 너무 추상적일 때는 어떻게 수정하나요?
“더 구체적으로 작성해 줘”라고만 요청하지 말고 출력 기준을 제시해야 합니다. 각 실행 항목에 담당자, 행동, 완료 시점, 결과물, 측정 방법을 포함하라고 요청해 보세요. 또한 “근거 없는 내용은 만들지 말고 [확인 필요]로 표시해 달라”고 덧붙이면 불필요한 추정을 줄일 수 있습니다.