회의 일정은 Google Calendar에, 할 일은 Notion에 따로 있다면 ( ( (자세히 보기)자세히 보기)자세히 보기)
오전 9시, Google Calendar에는 ‘거래처 주간회의’가 등록되어 있습니다. 회의 전에 지난주 실적을 확인해야 하고, 회의가 끝난 뒤에는 견적서를 수정해야 합니다. 그런데 실제 할 일은 Notion에 따로 적어야 합니다.
이때 일정 제목과 시간을 다시 복사하고, 담당 업무와 준비사항까지 직접 입력하면 일정 하나를 정리하는 데 1~2분이 걸립니다. 하루에 일정이 다섯 개라면 단순 입력에만 10분 가까이 쓰게 됩니다. 더 큰 문제는 바쁜 날에는 입력 자체를 잊는다는 점입니다.
이번 글에서는 다음과 같은 자동화 흐름을 직접 만듭니다.
Google Calendar에 새 업무 일정 등록
→ Zapier가 일정 정보를 확인 ( (자세히 보기)자세히 보기)
→ Notion 업무 데이터베이스에 새 항목 생성
→ ChatGPT로 준비사항과 후속 업무 정리 (자세히 보기)
코드를 작성할 필요는 없습니다. Google 계정, Notion 계정, Zapier 계정만 준비하면 됩니다. 처음 설정에는 약 10분이 필요하지만, 이후에는 캘린더에 일정을 등록하는 것만으로 업무 목록이 자동으로 정리됩니다.
먼저 완성 결과부터 확인해 보겠습니다
Google Calendar에 아래처럼 일정을 하나 등록했다고 가정하겠습니다.
| 입력 항목 | Google Calendar에 입력한 내용 |
|---|---|
| 일정 제목 | [영업] A사 3분기 제안 회의 |
| 날짜와 시간 | 7월 24일 오후 2시~3시 |
| 장소 | 본사 3층 회의실 |
| 설명 | 지난 견적안 검토, 납기 조건 확인, 수정 제안서 준비 |
자동화가 실행되면 Notion에는 다음과 같은 항목이 생성됩니다.
| Notion 속성 | 자동 입력 결과 |
|---|---|
| 업무명 | [영업] A사 3분기 제안 회의 |
| 일정 | 7월 24일 오후 2시~3시 |
| 구분 | 영업 |
| 장소 | 본사 3층 회의실 |
| 준비 메모 | 지난 견적안 검토, 납기 조건 확인, 수정 제안서 준비 |
| 상태 | 예정 |
| Calendar Event ID | Google Calendar 일정의 고유 식별값 |
여기서 대부분이 놓치는 부분은 Calendar Event ID를 함께 저장하는 것입니다. 일정 제목은 바뀌거나 같은 제목으로 여러 번 등록될 수 있지만, Event ID는 각 일정을 구분하는 고유값으로 사용할 수 있습니다. 나중에 일정 변경 내용을 Notion에 반영하거나 중복 생성을 막고 싶을 때 기준값이 됩니다.
1단계: Notion에 업무 일정 데이터베이스 만들기
Notion에서 새 페이지를 만든 뒤 데이터베이스 → 표를 선택합니다. 데이터베이스 이름은 ‘업무 일정’처럼 알아보기 쉽게 지정합니다.
다음 속성을 차례로 추가합니다.
| 속성 이름 | 속성 유형 | 용도 |
|---|---|---|
| 업무명 | 제목 | 캘린더 일정 제목 |
| 일정 | 날짜 | 시작·종료 시간 |
| 구분 | 선택 | 회의, 영업, 보고, 집중업무 등 |
| 장소 | 텍스트 | 회의실 또는 온라인 회의 주소 |
| 준비 메모 | 텍스트 | 캘린더 설명 내용 |
| 상태 | 상태 | 예정, 진행 중, 완료 |
| Calendar Event ID | 텍스트 | 일정 중복 확인과 변경 추적 |
‘구분’에는 처음부터 너무 많은 항목을 만들지 않는 편이 좋습니다. 실무에서는 회의, 보고, 영업, 집중업무, 기타 정도로 시작하면 충분합니다. 분류가 지나치게 세분화되면 일정을 등록할 때마다 판단해야 할 항목만 늘어납니다.
Notion Calendar에서 이 데이터베이스를 함께 보고 싶다면 반드시 ‘일정’과 같은 날짜 속성이 있어야 합니다. 날짜 속성이 없는 데이터베이스는 달력에 배치할 기준이 없습니다.
2단계: Zapier에서 Google Calendar를 시작 조건으로 설정하기
Zapier에 로그인한 뒤 새 Zap을 만듭니다. Zap은 ‘어떤 일이 발생하면 무엇을 실행할지’를 정하는 자동화 절차입니다. Google Calendar의 새 일정을 시작 조건으로 지정하고, Notion의 데이터베이스 항목 생성을 실행 동작으로 연결할 수 있습니다.
Google Calendar 설정
- Create → Zaps를 선택합니다.
- Trigger 앱에서 Google Calendar를 선택합니다.
- Trigger event에서 New Event를 선택합니다.
- 업무용 Google 계정을 연결합니다.
- 자동화할 캘린더를 선택합니다.
- 테스트용 일정을 불러옵니다.
메뉴 이름은 Zapier 화면 개편에 따라 조금 달라질 수 있지만, 선택 구조는 ‘Google Calendar에서 새 일정이 생기면 실행’입니다. Zapier는 Google Calendar의 새 이벤트를 Notion 데이터베이스에 추가하는 자동화 구성을 공식적으로 지원합니다.
개인 일정과 회사 일정을 같은 Google 계정에서 관리한다면, 전체 캘린더를 연결하지 말고 업무 자동화 전용 캘린더를 하나 만드는 편이 안전합니다.
예를 들어 캘린더를 다음처럼 나눌 수 있습니다.
- 회사 공식 일정: 기존 회사 캘린더
- 개인 일정: 개인 캘린더
- Notion 자동화 대상: ‘업무 정리용’ 캘린더
Zapier에는 ‘업무 정리용’ 캘린더만 연결합니다. 이렇게 하면 병원 방문, 가족 일정, 개인 약속이 업무용 Notion에 복사되는 일을 줄일 수 있습니다.
3단계: Notion 데이터베이스에 항목 생성하기
Trigger 설정을 마쳤다면 Action 앱으로 Notion을 선택합니다.
- Action event에서 Create Database Item 또는 이에 해당하는 항목 생성 동작을 선택합니다.
- Notion 계정을 연결합니다.
- 자동화가 접근할 워크스페이스와 ‘업무 일정’ 데이터베이스를 선택합니다.
- Google Calendar의 값을 Notion 속성에 연결합니다.
Zapier에서 Notion을 연결하면 새 데이터베이스 항목을 만들거나 특정 데이터베이스 항목을 조회하는 동작을 사용할 수 있습니다. 연결 과정에서는 자동화에 필요한 페이지나 데이터베이스만 허용하는 것이 좋습니다.
속성 연결은 이렇게 설정합니다
| Notion 속성 | Google Calendar에서 가져올 값 |
|---|---|
| 업무명 | Summary 또는 Event Title |
| 일정 시작 | Start Date Time |
| 일정 종료 | End Date Time |
| 장소 | Location |
| 준비 메모 | Description |
| Calendar Event ID | Event ID 또는 ID |
| 상태 | 예정으로 고정 |
설정을 마치면 Test step을 실행합니다. Notion의 ‘업무 일정’ 데이터베이스에 테스트 항목이 실제로 생성되는지 확인합니다.
이때 제목만 확인하지 말고 다음 세 가지를 반드시 점검합니다.
- 시작 시간과 종료 시간이 한국 시간으로 정확히 들어왔는가
- 캘린더 설명의 줄바꿈과 링크가 정상적으로 들어왔는가
- Calendar Event ID가 비어 있지 않은가
테스트가 정상이라면 Zap을 게시하거나 활성화합니다. 이후 Google Calendar에 새 일정을 등록할 때마다 Notion에 해당 업무가 생성됩니다.
4단계: 일정 제목으로 업무 유형까지 자동 분류하기
단순히 일정을 복사하는 데서 끝내지 않고, 제목에 짧은 분류표시를 넣으면 Notion에서도 업무 유형을 빠르게 구분할 수 있습니다.
Google Calendar 제목을 다음 형식으로 작성합니다.
[회의] 생산 불량률 개선 협의
[보고] 7월 월간 실적 작성
[영업] B사 납품 조건 검토
[집중] 신규 제안서 초안 작성
처음에는 Zapier에서 제목 전체를 Notion의 ‘업무명’으로 전달해도 됩니다. 이후 자동화에 익숙해지면 Formatter나 조건 분기를 추가해 대괄호 안의 단어를 ‘구분’ 속성에 넣을 수 있습니다.
다만 10분 안에 첫 자동화를 완성하려면 복잡한 분기 설정부터 시작하지 않는 편이 좋습니다. 우선 일정 복사가 정상적으로 작동하는지 확인한 다음, 두 번째 단계에서 분류 기능을 추가해야 오류 원인을 찾기 쉽습니다.
5단계: ChatGPT로 하루 일정을 실행 순서로 바꾸기
Google Calendar와 Notion을 연동했다고 해서 일정 충돌이나 준비시간까지 자동으로 해결되는 것은 아닙니다. 이때 Notion에 모인 일정을 ChatGPT에 전달해 실행 순서를 정리할 수 있습니다.
단, 사내 기밀이나 개인정보가 포함된 일정은 그대로 입력하지 않습니다. 고객명, 제품명, 계약금액, 사내 시스템 주소는 ‘A사’, ‘제품 X’, ‘금액 비공개’처럼 바꿉니다.
실제 입력 예시
다음은 내일 업무 일정입니다. 이동시간과 준비시간을 포함해 실행 가능한 순서로 정리해 주세요.
– 09:00~09:30 생산회의, 준비 10분 필요
– 10:00~11:00 A사 제안회의, 자료 최종 확인 30분 필요
– 11:30까지 월간 실적 보고서 제출, 작성에 40분 필요
– 14:00~15:00 협력사 화상회의
– 16:00까지 견적서 수정, 작업에 50분 필요조건:
1. 일정이 겹치면 먼저 해결해야 할 충돌을 표시
2. 25분 이상 집중 업무 사이에는 5분 여유 배치
3. 점심시간은 12:00~13:00 유지
4. 표 형식으로 시간, 할 일, 준비사항, 주의점을 작성
기대할 수 있는 결과 형태
| 시간 | 할 일 | 준비사항 | 주의점 |
|---|---|---|---|
| 08:50~09:00 | 생산회의 준비 | 전일 불량 현황 확인 | 회의 시작 전 자료 열기 |
| 09:00~09:30 | 생산회의 | 개선 항목 기록 | 후속 담당자 확인 |
| 09:30~10:00 | A사 회의자료 최종 확인 | 제안서와 예상 질문 검토 | 수정 작업은 하지 않고 오류만 확인 |
| 10:00~11:00 | A사 제안회의 | 결정사항 기록 | 회사명과 계약정보 외부 입력 금지 |
| 11:00~11:40 | 월간 실적 보고서 작성 | 필수 수치 우선 입력 | 11:30 마감과 10분 충돌 발생 |
이 결과에서는 ‘보고서 작성에 40분이 필요한데 오전 11시에 시작하면 11시 30분 마감을 지킬 수 없다’는 충돌을 확인할 수 있습니다. 따라서 보고서를 전날 일부 작성하거나, 오전 회의 전에 10분 이상 선작업해야 한다는 판단이 가능합니다.
AI의 역할은 일정을 대신 확정하는 것이 아니라, 사람이 놓친 충돌과 준비시간을 눈에 보이게 만드는 것입니다. 최종 일정은 실제 회의 우선순위와 조직 상황을 아는 담당자가 결정해야 합니다.
실무에서 더 안정적으로 사용하는 운영 방식
일정을 수정할 때 중복 항목이 생기는지 확인합니다
가장 단순한 ‘새 일정 → Notion 항목 생성’ 자동화는 캘린더에서 일정을 수정했을 때 기존 Notion 항목을 고치지 못할 수 있습니다. 설정한 Trigger가 ‘New Event’인지 ‘New or Updated Event’인지에 따라 동작이 달라지기 때문입니다.
처음에는 새 일정 생성만 자동화하고, 수정이 잦은 업무라면 다음 단계로 별도의 Zap을 추가합니다.
Google Calendar에서 일정이 수정됨
→ Notion에서 같은 Calendar Event ID 검색
→ 해당 데이터베이스 항목의 시간·장소·설명 업데이트
여기서 Event ID를 저장한 이유가 드러납니다. 제목으로 검색하면 ‘주간회의’처럼 같은 이름의 일정이 여러 개 검색될 수 있지만, Event ID를 사용하면 수정 대상 일정을 더 정확하게 구분할 수 있습니다.
자동화 직후 바로 반영되지 않을 수도 있습니다
일부 Zapier 트리거는 즉시 실행이 아니라 일정 간격으로 새 데이터를 확인하는 방식으로 작동할 수 있습니다. 특히 무료 요금제에서는 특정 Google Calendar 연동이 주기적으로 확인되는 형태로 안내될 수 있으므로, 테스트 직후 Notion에 보이지 않는다고 같은 일정을 반복 등록하지 않는 편이 좋습니다.
먼저 Zapier 실행 기록에서 성공, 대기, 오류 여부를 확인합니다. 같은 일정을 여러 번 만들면 Notion에 중복 항목이 쌓여 원인을 찾기 더 어려워집니다.
회사 계정은 연결 전에 규정을 확인합니다
회사에서 외부 자동화 서비스 연결을 제한할 수 있습니다. Google Workspace나 Notion Enterprise를 사용한다면 관리자가 외부 앱 연결을 차단하거나 승인 절차를 요구할 수 있습니다.
승인 여부를 알 수 없다면 다음 순서로 시작하는 것이 안전합니다.
- 실제 고객정보가 없는 개인 테스트 캘린더를 만듭니다.
- ‘테스트 회의’, ‘보고서 작성’처럼 가상의 일정만 등록합니다.
- 자동화 동작과 권한 범위를 확인합니다.
- 회사 계정 적용 전 정보보안 담당자 또는 관리자에게 사용 가능 여부를 확인합니다.
10분 설정을 위한 최종 점검표
| 확인 항목 | 완료 기준 |
|---|---|
| Notion 데이터베이스 | 업무명, 일정, 상태, Event ID 속성이 있음 |
| Google Calendar | 자동화 전용 캘린더 또는 허용된 업무 캘린더 선택 |
| Zapier Trigger | 새 일정 생성 테스트가 성공함 |
| Notion Action | 테스트 데이터가 올바른 속성에 입력됨 |
| 시간대 | 한국 시간 기준으로 시작·종료 시간이 일치함 |
| 개인정보 | 개인 일정과 민감정보가 자동 전달되지 않음 |
| 공개 후 확인 | PC와 모바일에서 문장과 표가 끊기지 않고 표시됨 |
마지막 항목도 놓치지 않아야 합니다. 자동화 방법이 정확해도 공개된 글에서 문장이 끊기거나 관련 글 링크가 본문 중간에 잘못 삽입되면 독자는 설정 오류로 받아들일 수 있습니다. 관련 글 링크는 본문 문장 사이에 넣지 말고 별도의 ‘함께 보면 좋은 글’ 영역에만 배치하고, 발행 후 PC와 모바일 화면에서 도입부와 단계 설명이 정상적으로 이어지는지 확인합니다.
FAQ
1. 회사 일정 전체를 Zapier와 Notion에 연결해도 괜찮나요?
회사 규정과 계정 관리 정책을 먼저 확인해야 합니다. 고객명, 계약 내용, 인사 일정, 비공개 프로젝트처럼 민감한 정보가 포함되어 있다면 전체 캘린더를 연결하지 않는 편이 안전합니다. 자동화 전용 캘린더를 만들고 필요한 일정만 복사하거나, 제목을 ‘외부 미팅’, ‘내부 검토’처럼 비식별화하는 방식을 권합니다. Notion 연결 시에도 전체 워크스페이스가 아니라 자동화에 필요한 데이터베이스만 허용합니다.
2. Google Calendar에서 일정을 비공개로 설정하면 Notion에도 안전하게 전달되나요?
캘린더의 ‘비공개’ 설정과 외부 자동화 서비스의 접근 권한은 별도로 확인해야 합니다. Google Calendar에서 비공개 이벤트는 다른 사용자에게 세부내용을 제한하는 데 도움이 되지만, 이벤트 작성자·시작시간·종료시간 등 일부 정보가 상황에 따라 보일 수 있습니다. 또한 연결된 앱이 해당 캘린더를 읽을 권한을 보유하면 자동화 과정에서 데이터를 가져올 수 있습니다. 민감한 일정은 자동화 대상 캘린더에서 제외하는 것이 가장 명확합니다.
3. ChatGPT가 만들어 준 일정표를 그대로 사용해도 되나요?
그대로 확정하기보다 실제 마감시간, 이동시간, 회의 우선순위를 확인해야 합니다. AI는 입력된 내용 안에서 일정을 재배치하므로, 입력하지 않은 긴급 업무나 사내 결재 절차까지 알 수 없습니다. 또한 고객명, 주민등록번호, 연락처, 계약금액, 사내 접속주소 등은 입력하지 말고 가명이나 범주형 표현으로 바꾸십시오. 최종 등록 전에는 담당자가 시간 충돌과 정보 노출 여부를 한 번 검토해야 합니다.