회의 메모가 할 일로 바뀌지 않아 쌓일 때
직장인에게 할 일 관리가 어려운 이유는 의지가 부족해서가 아닙니다. 문제는 할 일이 여러 곳에서 생긴다는 점입니다. 회의록에는 “다음 주까지 확인”, 메신저에는 “자료 부탁”, 이메일에는 “검토 후 회신”이 흩어집니다. 결국 Todoist에는 급한 일만 적고, Notion에는 회의록만 쌓이는 식으로 분리됩니다. ( ( (Google Calendar와 Notion으로 주간 업무 계획 자동화하는 실전 방법)Notion AI로 주간 업무 계획 자동 생성하기: 회의·마감·반복업무까지 한 번에 정리하는 방법)ChatGPT와 Notion AI로 업무 일정 관리 자동화하기: 회의 메모를 실행 일정으로 바꾸는 실전 방법)
이 글에서는 Notion AI로 회의 메모에서 실행 항목을 뽑고, Todoist에서 실제 마감·우선순위·반복 확인을 관리하는 방식을 다룹니다. 핵심은 두 도구를 억지로 하나처럼 쓰는 것이 아니라, 역할을 나누는 것입니다.
| 도구 | 맡길 역할 | 피해야 할 사용법 |
|---|---|---|
| Notion AI | 회의 메모 요약, 할 일 추출, 담당자·마감일 정리 | 모든 업무를 Notion 안에서만 처리하려고 하기 |
| Todoist | 오늘 할 일, 마감일, 우선순위, 알림 관리 | 회의록 전체를 Todoist에 길게 복사하기 |
먼저 구조부터 정합니다: Notion은 기록, Todoist는 실행
처음부터 자동화를 복잡하게 만들면 오래가지 않습니다. 아래처럼 단순한 흐름으로 시작하는 것이 안정적입니다.
회의 메모 작성 → Notion AI로 실행 항목 추출 → Todoist에 등록 → Notion 페이지 안에서 Todoist 목록 확인
이 방식은 비개발자도 바로 따라 할 수 있고, 사내 보안 기준을 점검하기도 쉽습니다. 특히 회사 자료를 외부 자동화 도구에 모두 연결하기 전에, 먼저 수동 복사 기반으로 1주일 운영해 보는 것을 권합니다.
1단계: Todoist에 업무용 프로젝트를 만든다
Todoist를 열고 왼쪽 메뉴에서 프로젝트 추가를 선택합니다. 프로젝트 이름은 부서명보다 업무 흐름이 보이게 적는 것이 좋습니다.
- 예: 주간보고 준비
- 예: 거래처 회신
- 예: 회의 후속 조치
처음에는 프로젝트를 많이 만들지 마세요. 추천 구조는 아래 3개입니다.
| 프로젝트명 | 용도 | 예시 할 일 |
|---|---|---|
| 오늘 처리 | 오늘 반드시 손댈 일 | 오전 중 견적서 확인 |
| 회의 후속 조치 | 회의에서 나온 실행 항목 | 금요일까지 수정안 전달 |
| 대기 중 | 상대 답변을 기다리는 일 | 협력사 회신 확인 |
Todoist 입력창에는 자연어로 입력하는 것이 빠릅니다.
입력 예시
금요일 오후 3시까지 5월 매출 보고서 초안 검토 #회의 후속 조치 p2
이렇게 입력하면 Todoist에서 마감일과 프로젝트, 우선순위를 함께 관리할 수 있습니다. 표현은 회사마다 다를 수 있지만, 중요한 것은 업무명 + 마감 + 위치 + 우선순위가 한 줄에 들어가야 한다는 점입니다.
2단계: Notion에 회의 메모 템플릿을 만든다
Notion에서는 회의록 페이지를 하나 만들고, 아래 구조를 그대로 복사해 사용합니다.
회의명:
날짜:
참석 부서:
논의 내용:
–
–
–결정된 사항:
–
–추가 확인 필요:
–
이 템플릿의 목적은 예쁘게 정리하는 것이 아닙니다. Notion AI가 실행 항목을 잘 뽑을 수 있도록 문맥을 분리하는 것입니다. “논의 내용”과 “결정된 사항”을 구분해 두면, AI가 단순 메모와 실제 할 일을 덜 혼동합니다.
3단계: Notion AI에 할 일 추출을 요청한다
회의가 끝난 뒤 Notion AI에 아래 문장을 입력합니다. 그대로 복사해서 사용해도 됩니다.
아래 회의 메모에서 실제로 해야 할 일만 뽑아주세요. 각 항목은 Todoist에 바로 붙여넣을 수 있게 한 줄씩 작성해 주세요. 형식은 [할 일] / [마감일] / [담당 부서 또는 담당자] / [우선순위]로 정리해 주세요. 결정되지 않은 내용은 “확인 필요”로 분리해 주세요.
실제 입력 장면
예를 들어 Notion 회의 메모가 아래처럼 적혀 있다고 가정해 보겠습니다.
다음 주 월요일 오전 회의 전까지 고객사에 보낼 제안서 초안을 다시 정리하기로 함. 영업팀은 기존 견적 조건을 확인하고, 운영팀은 납기 가능 일정을 검토해야 함. 디자인 시안은 이번 주 금요일까지 1차 확인이 필요함. 단, 할인율 적용 여부는 아직 결정되지 않음.
Notion AI 결과 예시
제안서 초안 재정리 / 다음 주 월요일 오전 회의 전 / 담당자 확인 필요 / 우선순위 높음
기존 견적 조건 확인 / 다음 주 월요일 오전 회의 전 / 영업팀 / 우선순위 보통
납기 가능 일정 검토 / 다음 주 월요일 오전 회의 전 / 운영팀 / 우선순위 보통
디자인 시안 1차 확인 / 이번 주 금요일 / 담당자 확인 필요 / 우선순위 높음확인 필요: 할인율 적용 여부
여기서 바로 Todoist에 옮길 항목은 위 4줄입니다. “할인율 적용 여부”는 아직 실행 항목이 아니므로 Todoist에 넣지 않고 Notion 회의록의 추가 확인 필요 영역에 남겨 둡니다. 이 분리가 실제 업무에서 시간을 줄입니다. 결정되지 않은 내용을 Todoist에 넣으면 할 일 목록이 금방 흐려집니다.
4단계: Todoist에 붙여넣기 좋은 문장으로 바꾼다
Notion AI 결과를 그대로 Todoist에 넣어도 되지만, 더 좋은 방식은 Todoist 입력용 문장으로 한 번 더 다듬는 것입니다.
위 실행 항목을 Todoist 입력용 문장으로 바꿔주세요. 각 줄은 “업무 내용 + 마감일 + 프로젝트명 + 우선순위” 순서로 작성해 주세요. 프로젝트명은 #회의 후속 조치로 통일해 주세요.
그러면 아래처럼 바꿀 수 있습니다.
다음 주 월요일 오전까지 제안서 초안 재정리 #회의 후속 조치 p1
다음 주 월요일 오전까지 기존 견적 조건 확인 #회의 후속 조치 p2
다음 주 월요일 오전까지 납기 가능 일정 검토 #회의 후속 조치 p2
이번 주 금요일까지 디자인 시안 1차 확인 #회의 후속 조치 p1
이제 Todoist 입력창에 한 줄씩 복사하면 됩니다. 처음에는 완전 자동화보다 이 방식이 더 안전합니다. AI가 잘못 해석한 항목을 눈으로 확인한 뒤 등록할 수 있기 때문입니다.
5단계: Notion 페이지 안에 Todoist를 함께 띄운다
Notion 회의록을 보면서 Todoist 할 일을 따로 열어보는 것이 번거롭다면, Notion 페이지 안에 Todoist를 임베드해 둘 수 있습니다.
- Todoist에서 확인하고 싶은 프로젝트 또는 필터 화면을 엽니다.
- 브라우저 주소창의 URL을 복사합니다.
- Notion 페이지에서 /embed를 입력합니다.
- 복사한 Todoist URL을 붙여넣습니다.
- 화면에 Todoist 목록이 보이는지 확인합니다.
이렇게 하면 회의록 아래에서 후속 할 일을 바로 확인할 수 있습니다. 단, 회사 계정 정책에 따라 외부 서비스 임베드가 제한될 수 있습니다. 보이지 않는다면 브라우저 로그인 상태, 사내 보안 정책, Notion 페이지 공유 범위를 먼저 확인하세요.
연동 오류를 줄이는 설정 팁
1. 프로젝트명을 먼저 통일한다
Todoist에서 프로젝트명이 매번 다르면 AI가 출력한 문장을 붙여넣을 때 분류가 흔들립니다. 처음에는 #회의 후속 조치 하나로 시작하세요. 업무가 안정되면 고객사별, 부서별 프로젝트로 나누면 됩니다.
2. 마감일 표현을 애매하게 쓰지 않는다
“다음 주 중”, “가능하면 빨리”, “시간 될 때” 같은 표현은 할 일 관리에 적합하지 않습니다. Notion AI에 요청할 때도 아래처럼 바꾸는 기준을 넣으면 좋습니다.
마감일이 애매한 항목은 임의로 날짜를 만들지 말고 “마감 확인 필요”라고 표시해 주세요.
이 문장을 넣어두면 AI가 그럴듯한 날짜를 만들어내는 일을 줄일 수 있습니다.
3. 담당자가 없으면 Todoist에 넣기 전에 멈춘다
담당자가 없는 일은 대부분 나중에 다시 확인해야 합니다. Todoist에 바로 넣기보다 Notion의 “확인 필요” 영역에 남겨두고, 다음 회의나 메신저에서 담당자를 확정한 뒤 등록하는 편이 안전합니다.
4. 자동화 도구는 나중에 붙인다
Zapier, Make, IFTTT 같은 자동화 도구를 이용하면 Notion 데이터베이스와 Todoist 사이에 작업을 더 자동으로 보낼 수 있습니다. 하지만 처음부터 외부 자동화까지 연결하면 오류 원인을 찾기 어렵습니다. 권장 순서는 아래와 같습니다.
- 1주차: Notion AI로 할 일 추출 → Todoist에 수동 등록
- 2주차: 자주 쓰는 프롬프트 고정
- 3주차: Notion 페이지에 Todoist 임베드
- 4주차 이후: 사내 규정 확인 후 자동화 도구 검토
업무 자동화는 빠르게 연결하는 것보다, 잘못된 할 일이 쌓이지 않게 만드는 것이 더 중요합니다.
바로 복사해 쓰는 Notion AI 프롬프트 3개
회의 후속 조치 추출용
아래 회의 메모에서 실행해야 할 일만 추출해 주세요. 각 항목은 Todoist에 등록할 수 있도록 “업무 내용 / 마감일 / 담당 / 우선순위” 형식으로 작성해 주세요. 결정되지 않은 내용, 담당자가 없는 내용, 마감일이 불명확한 내용은 별도로 “확인 필요”에 모아 주세요.
오늘 할 일 압축용
아래 할 일 목록에서 오늘 30분 안에 시작할 수 있는 항목을 먼저 골라 주세요. 오래 걸리는 일은 첫 행동 단위로 쪼개 주세요. 결과는 “지금 시작할 일 3개”와 “나중에 할 일”로 나눠 주세요.
Todoist 입력 문장 변환용
아래 실행 항목을 Todoist에 한 줄씩 입력할 문장으로 바꿔 주세요. 형식은 “업무 내용 + 마감일 + #회의 후속 조치 + p1 또는 p2”로 작성해 주세요. 마감일이 불명확하면 날짜를 추측하지 말고 “마감 확인 필요”라고 적어 주세요.
실제 업무에서는 이렇게 운영하면 안정적입니다
하루 업무가 끝나기 10분 전, Notion 회의록과 Todoist를 함께 열어 다음 3가지만 확인합니다.
- Notion 회의록에 남아 있는 “확인 필요” 항목이 있는가?
- Todoist의 오늘 마감 항목 중 실제로 끝난 일이 체크되었는가?
- 내일 첫 번째로 시작할 일이 한 줄로 정리되어 있는가?
예를 들어 하루 마감 전 Todoist에 아래처럼 남아 있다면 아직 정리가 덜 된 상태입니다.
제안서 관련 확인
고객사 대응
디자인 검토
이 목록은 너무 넓습니다. 아래처럼 바꿔야 다음 날 바로 움직일 수 있습니다.
오전 10시까지 제안서 2페이지 가격 조건 확인 #회의 후속 조치 p1
오전 중 고객사 담당자에게 납기 일정 회신 #회의 후속 조치 p1
오후 2시까지 디자인 시안 A안 수정 의견 3개 작성 #회의 후속 조치 p2
차이는 명확합니다. 좋은 할 일은 읽는 순간 다음 행동이 보입니다. Notion AI는 이 문장 정리를 도와주고, Todoist는 그 행동을 놓치지 않게 해줍니다.
개인정보와 사내규정 안전 수칙
AI 도구를 업무에 사용할 때는 편의보다 보안 기준을 먼저 확인해야 합니다. 특히 회의록에는 고객명, 견적 금액, 계약 조건, 인사 정보가 섞일 수 있습니다.
- 고객사 실명은 “A사”, “B고객”처럼 바꿔 입력합니다.
- 견적 금액, 주민번호, 전화번호, 계좌번호는 AI 입력 전에 삭제합니다.
- 사내에서 외부 AI 도구 사용을 금지하거나 제한하는지 확인합니다.
- Notion 페이지 공유 범위를 개인, 팀, 외부 공개 중 어디까지 허용할지 확인합니다.
- 자동화 도구를 붙일 때는 어떤 데이터가 외부 서비스로 이동하는지 먼저 확인합니다.
실무에서는 아래처럼 바꿔 입력하면 안전성이 높아집니다.
원문
A전자 김○○ 담당자에게 3,200만 원 견적 조건을 금요일까지 회신AI 입력용 변환
고객사 담당자에게 견적 조건을 금요일까지 회신
업무 자동화의 목적은 민감한 정보를 많이 넣는 것이 아닙니다. 실행 항목을 정확히 뽑는 데 필요한 정보만 남기는 것입니다.
마무리: 자동화보다 먼저 할 일의 품질을 높입니다
Todoist와 Notion AI를 함께 쓰면 할 일 관리가 단순한 목록 작성에서 실행 관리로 바뀝니다. Notion AI는 복잡한 회의 메모를 정리하고, Todoist는 오늘 해야 할 일을 놓치지 않게 합니다.
처음부터 완전 자동화를 목표로 삼기보다, 회의 메모 한 페이지를 실행 항목 3~5개로 바꾸는 것부터 시작해 보세요. 이 단계가 안정되면 임베드, 반복 프롬프트, 외부 자동화 도구까지 자연스럽게 확장할 수 있습니다.
FAQ
Q1. Todoist와 Notion AI를 꼭 둘 다 써야 하나요?
꼭 그렇지는 않습니다. 회의록과 문서 정리가 많다면 Notion AI가 유용하고, 마감일과 알림 관리가 중요하다면 Todoist가 유용합니다. 다만 두 도구를 함께 쓰면 “기록”과 “실행”을 분리할 수 있어 업무 흐름이 더 안정적입니다.
Q2. 회사 회의록을 Notion AI에 넣어도 괜찮나요?
회사 정책에 따라 다릅니다. 외부 AI 도구 사용이 제한된 조직이라면 사용하지 않는 것이 맞습니다. 허용되는 경우에도 고객명, 금액, 개인정보, 계약 조건처럼 민감한 정보는 삭제하거나 익명화한 뒤 입력해야 합니다. 판단이 애매하면 보안 담당 부서나 팀장에게 먼저 확인하는 편이 안전합니다.
Q3. 자동화 도구까지 연결하면 더 편하지 않나요?
편해질 수 있지만 처음부터 연결하는 것은 권하지 않습니다. AI가 잘못 추출한 할 일이 자동으로 Todoist에 쌓이면 오히려 목록이 지저분해집니다. 먼저 Notion AI 결과를 사람이 확인하고 Todoist에 옮기는 방식으로 1~2주 운영한 뒤, 반복 패턴이 확실해졌을 때 자동화 도구를 검토하는 것이 좋습니다.