업무는 Asana에 있는데, 회의할 때마다 Notion을 다시 정리하고 있다면 ( ( (자세히 보기)자세히 보기)자세히 보기)
프로젝트 담당자가 금요일 오후 주간회의를 준비하는 장면을 떠올려 보겠습니다. Asana에는 담당자와 마감일이 정리되어 있지만, 회의 자료는 Notion에 있습니다. 담당자는 두 도구를 번갈아 열어 다음 내용을 다시 적습니다.
Asana 원본
상세페이지 초안 작성 · 담당: 콘텐츠팀 · 마감: 7월 24일 · 상태: 진행 중Notion에 다시 입력한 내용
상세페이지 초안 작성은 현재 진행 중이며 7월 24일까지 완료할 예정입니다.
문제는 입력 시간이 아닙니다. Asana에서 마감일이나 상태가 바뀌면 Notion에 옮겨 적은 정보는 곧바로 오래된 정보가 됩니다. 회의 참석자는 어느 쪽이 최신인지 다시 확인해야 합니다.
이럴 때 두 도구의 역할을 합치기보다 명확히 나누는 편이 효과적입니다.
- Asana: 담당자, 마감일, 진행 상태처럼 계속 변하는 실행 정보
- Notion: 회의록, 의사결정 배경, 업무 지침처럼 맥락이 필요한 문서
Notion의 Asana 연동 기능을 사용하면 Asana 프로젝트와 작업을 Notion에서 링크 미리보기 또는 동기화된 데이터베이스 형태로 확인할 수 있습니다. 반대 방향으로는 Asana 규칙을 이용해 특정 조건에서 Notion 페이지를 만들고 해당 페이지를 Asana 작업에 연결하는 방식도 지원됩니다. 다만 회사 요금제와 관리자 설정에 따라 표시되는 기능이 다를 수 있으므로 실제 적용 전에 팀 워크스페이스에서 확인해야 합니다.
먼저 정해야 할 운영 원칙: 업무 상태는 Asana만 수정합니다
연동 전에 팀원들과 다음 한 문장부터 합의하는 것이 좋습니다.
“업무 상태와 마감일은 Asana에서만 수정하고, Notion은 현황 조회와 회의 기록에 사용한다.”
이 원칙이 없으면 같은 업무를 Asana와 Notion에서 각각 수정하게 됩니다. 연동은 되었지만 어느 데이터가 기준인지 모르는 상황이 생길 수 있습니다.
예를 들어 신제품 출시 프로젝트를 다음과 같이 나눌 수 있습니다.
| 관리 항목 | 기준 도구 | 예시 |
|---|---|---|
| 담당자와 마감일 | Asana | 광고 소재 검수 · 마감 7월 25일 |
| 진행 상태 | Asana | 대기, 진행 중, 검토 중, 완료 |
| 회의록 | Notion | 7월 22일 출시 점검회의 |
| 업무 배경과 결정 사항 | Notion | 광고 문구 변경 이유, 승인 기준 |
| 실행 업무 연결 | 두 도구 연동 | 회의록에서 Asana 작업 현황 확인 |
방법 1. Asana 프로젝트를 Notion 회의 페이지에 연결하기
가장 먼저 적용하기 좋은 방식입니다. Notion의 주간회의 페이지에서 Asana 프로젝트의 최신 작업을 확인하도록 구성합니다.
1단계: Asana에서 연결할 프로젝트를 정리합니다
Asana에서 연동할 프로젝트를 열고 작업 이름, 담당자, 마감일, 상태를 확인합니다. 처음부터 모든 프로젝트를 연결하지 말고, 현재 진행 중인 프로젝트 하나로 시험하는 편이 안전합니다.
예시 프로젝트는 다음과 같습니다.
| 작업 | 담당 | 마감일 | 상태 |
|---|---|---|---|
| 제품 소개 문구 확정 | 마케팅팀 | 7월 23일 | 검토 중 |
| 상세페이지 이미지 제작 | 디자인팀 | 7월 25일 | 진행 중 |
| 판매 페이지 등록 | 운영팀 | 7월 28일 | 대기 |
2단계: Asana 프로젝트 링크를 복사합니다
- Asana에서 연결할 프로젝트를 엽니다.
- 브라우저 주소창의 프로젝트 주소를 복사합니다.
- 개별 작업만 보여주려면 해당 작업을 열어 작업 주소를 복사합니다.
3단계: Notion 페이지에 링크를 붙여넣습니다
- Notion에서 ‘신제품 출시 주간회의’ 페이지를 엽니다.
- ‘실행 현황’이라는 제목을 만듭니다.
- 복사한 Asana 링크를 빈 줄에 붙여넣습니다.
- 표시되는 선택지에서 미리보기 또는 데이터베이스 형태의 연결 방식을 선택합니다.
- 처음 연결하는 경우 Asana 계정 로그인과 접근 권한 승인을 진행합니다.
계정 연결이 완료되면 단순한 인터넷 주소 대신 프로젝트명이나 작업 상태를 확인할 수 있는 형태로 표시됩니다. Notion에서 제공하는 Asana 연동은 프로젝트와 작업의 상태를 링크 미리보기로 확인하거나, 동기화된 데이터베이스에서 필터와 보기를 적용하는 용도로 사용할 수 있습니다.
4단계: 회의용 화면으로 필터링합니다
연동한 데이터를 모두 보여주면 회의 페이지가 복잡해집니다. 회의에서 확인할 항목만 남기는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음 조건으로 보기를 구성합니다.
- 상태가 ‘완료’가 아닌 작업
- 마감일이 이번 주 안에 있는 작업
- 우선순위가 ‘높음’인 작업
그 결과, Notion 회의 페이지에는 다음 두 작업만 남습니다.
이번 주 확인 대상
① 제품 소개 문구 확정 · 7월 23일 · 검토 중
② 상세페이지 이미지 제작 · 7월 25일 · 진행 중
이제 회의 진행자는 전체 업무를 읽는 대신 지연 가능성이 있는 작업만 확인할 수 있습니다. 회의 중 상태가 바뀌었다면 Notion에 다시 적지 않고 Asana 원본을 수정합니다.
방법 2. Asana 작업에서 Notion 문서를 바로 열기
두 번째 방식은 실행 담당자가 Asana를 보다가 필요한 기획서나 회의록을 바로 여는 구조입니다.
예를 들어 Asana에 ‘제품 소개 문구 확정’이라는 작업이 있고, 실제 문구 작성 기준은 Notion의 ‘신제품 메시지 가이드’ 페이지에 있다고 가정하겠습니다.
직접 연결하는 기본 방법
- Notion에서 연결할 문서 페이지를 엽니다.
- 페이지의 공유 메뉴에서 링크를 복사합니다.
- Asana에서 관련 작업을 엽니다.
- 작업 설명 또는 관련 링크 영역에 Notion 주소를 붙여넣습니다.
- 링크 옆에 용도를 적습니다. 예: ‘문구 작성 기준 문서’
연결 전에는 담당자가 메신저에서 기획서를 검색해야 했지만, 연결 후에는 Asana 작업 안에서 바로 문서를 열 수 있습니다.
연결 전
“지난주에 공유한 문구 기준 문서가 어디에 있나요?”연결 후
Asana 작업 열기 → ‘문구 작성 기준 문서’ 선택 → Notion 문서 확인
Asana 규칙으로 Notion 페이지 생성을 자동화하는 방법
반복 프로젝트에서는 Asana의 규칙 기능을 이용할 수 있습니다. 예를 들어 작업이 ‘기획 확정’ 섹션으로 이동하면 Notion 페이지를 만들도록 설정하는 방식입니다.
- Asana 프로젝트에서 사용자 지정 또는 규칙 메뉴를 엽니다.
- 새 규칙 만들기를 선택합니다.
- 트리거를 ‘작업이 특정 섹션으로 이동했을 때’로 설정합니다.
- 대상 섹션을 ‘기획 확정’으로 지정합니다.
- 작업 항목에서 Notion 페이지 생성과 관련된 옵션을 선택합니다.
- 페이지를 생성할 Notion 위치와 사용할 문서 양식을 지정합니다.
- 테스트용 작업 하나를 이동해 페이지 생성 여부를 확인합니다.
Asana 공식 도움말에 따르면 특정 작업이 섹션으로 이동하는 등의 조건을 기준으로 Notion 페이지를 자동 생성하고, 생성된 페이지를 관련 Asana 작업에 추가하는 흐름을 구성할 수 있습니다. 해당 기능은 계정과 요금제, 조직 관리자의 앱 허용 정책에 따라 이용 가능 여부가 달라질 수 있습니다.
AI를 더하는 방법: 회의록에서 실행 업무만 추출하기
Asana와 Notion을 연결했다고 해서 모든 업무가 자동으로 정리되는 것은 아닙니다. 실제로 시간이 많이 드는 구간은 회의록에 섞여 있는 결정 사항과 실행 업무를 구분하는 과정입니다.
Notion에 회의 내용을 기록한 뒤 회사에서 사용이 허용된 AI 도구에 다음과 같이 입력할 수 있습니다.
실제 입력 예시
입력
아래 회의록에서 실행이 필요한 업무만 추출해 주세요.
결과는 ‘업무명 / 담당 부서 / 마감일 / 완료 조건’ 표로 작성하세요.
담당자나 날짜가 없는 항목은 추측하지 말고 ‘확인 필요’라고 표시하세요.[회의록]
상세페이지의 제품 사진이 어둡다는 의견이 나왔다. 디자인팀에서 밝기를 조정한 시안을 금요일까지 다시 공유한다. 제품 소개 문구는 법무 검토 후 확정한다. 검토 일정은 아직 정하지 않았다. 운영팀은 다음 주 월요일까지 판매 페이지 초안을 등록한다.
AI 결과 예시
| 업무명 | 담당 부서 | 마감일 | 완료 조건 |
|---|---|---|---|
| 제품 사진 밝기 조정 | 디자인팀 | 금요일 | 수정 시안 공유 |
| 제품 소개 문구 법무 검토 | 확인 필요 | 확인 필요 | 법무 검토 완료 |
| 판매 페이지 초안 등록 | 운영팀 | 다음 주 월요일 | 초안 등록 완료 |
이 표를 그대로 Asana에 등록하기 전에 ‘금요일’과 ‘다음 주 월요일’을 실제 날짜로 바꾸고 담당자를 확인합니다. AI가 만든 결과는 업무 등록 초안으로 사용하고, 최종 담당자와 기한은 회의 참석자가 검토해야 합니다.
협업이 실제로 어떻게 달라지는가
연동 전에는 주간회의 준비가 다음 순서로 진행됩니다.
- Asana에서 진행 중인 작업을 찾습니다.
- 담당자와 마감일을 Notion 회의록에 다시 적습니다.
- 메신저에서 관련 문서 주소를 검색합니다.
- 회의 후 결정된 업무를 다시 Asana에 등록합니다.
연동 후에는 흐름이 단순해집니다.
- Notion 회의 페이지에서 연결된 Asana 현황을 확인합니다.
- 지연 작업과 이번 주 마감 작업만 필터링합니다.
- 각 Asana 작업에서 연결된 Notion 문서를 엽니다.
- 회의록을 AI로 정리한 뒤 검토된 실행 항목만 Asana에 등록합니다.
여기서 많은 팀이 놓치는 부분은 연동 개수보다 수정 권한과 원본 위치를 명확히 정하는 것입니다. 모든 정보를 양쪽에서 수정할 수 있게 만들면 편리해 보이지만, 실제로는 중복 입력과 상태 충돌이 늘어납니다.
업무 상태는 Asana, 업무 맥락은 Notion이라는 기준을 유지하면 각 도구의 장점을 살리면서도 회의 준비와 자료 검색 과정을 줄일 수 있습니다.
직장 환경에서 안전하게 적용하는 점검표
외부 서비스 연동은 편의성뿐 아니라 접근 권한도 함께 검토해야 합니다. 다음 항목을 확인한 뒤 연결하는 것이 좋습니다.
- 회사에서 Asana와 Notion 사용을 공식적으로 허용하는지 확인합니다.
- 관리자의 승인 없이 개인 계정과 회사 워크스페이스를 연결하지 않습니다.
- 전체 워크스페이스 대신 업무에 필요한 프로젝트와 페이지만 연결합니다.
- 주민등록번호, 계좌번호, 고객 연락처, 인사평가 자료는 연동 대상에서 제외합니다.
- 퇴사자나 부서 이동자의 접근 권한을 정기적으로 회수합니다.
- AI에 회의록을 입력할 때 고객명, 계약 금액, 내부 계정 정보 등 민감정보를 제거합니다.
- 연동 테스트는 실제 고객 데이터가 아닌 예시 프로젝트에서 먼저 진행합니다.
특히 Notion 페이지 링크가 있다고 해서 모든 사람이 내용을 볼 수 있는 것은 아니며, 반대로 공유 범위를 넓게 설정하면 의도하지 않은 인원이 접근할 수 있습니다. 링크 연결 후에는 팀원이 실제로 열 수 있는지뿐 아니라, 열어서는 안 되는 인원에게 노출되지 않는지도 확인해야 합니다.
처음 도입할 때는 한 프로젝트만 시험하세요
처음부터 전사 프로젝트를 연결하면 권한 문제와 중복 데이터가 한꺼번에 발생할 수 있습니다. 아래 순서로 작은 범위에서 시험하는 편이 현실적입니다.
- 진행 중인 내부 프로젝트 하나를 선택합니다.
- Asana에는 담당자, 마감일, 상태만 정리합니다.
- Notion에는 회의록과 결정 사항을 정리합니다.
- Notion 회의 페이지에 Asana 프로젝트를 연결합니다.
- Asana 작업 세 개에 관련 Notion 문서를 연결합니다.
- 일주일 동안 중복 입력과 권한 문제를 기록합니다.
- 문제가 없으면 다음 프로젝트로 확대합니다.
도입 성공 여부는 연결 버튼이 작동하는지가 아니라 다음 질문으로 판단할 수 있습니다.
“회의 전에 진행 상태를 다시 옮겨 적지 않아도 되는가?”
“담당자가 업무 화면에서 필요한 문서를 바로 찾을 수 있는가?”
“팀원들이 어느 도구의 정보를 수정해야 하는지 알고 있는가?”
세 질문에 모두 그렇다고 답할 수 있다면 Asana와 Notion이 단순히 연결된 상태를 넘어, 실제 업무 흐름 안에서 작동하고 있는 것입니다.
자주 묻는 질문
1. Asana와 Notion을 연결하면 모든 내용이 자동으로 양방향 동기화되나요?
연결 방식에 따라 다릅니다. Asana 작업을 Notion에서 미리 보거나 동기화된 데이터베이스로 조회하는 기능과, Asana 규칙을 통해 Notion 페이지를 생성하는 기능은 목적이 서로 다릅니다. 모든 필드가 양쪽에서 동일하게 수정된다고 가정하면 안 됩니다. 실제 사용 전 테스트 작업을 만들어 상태, 담당자, 마감일 중 어떤 항목이 반영되는지 확인해야 합니다.
2. 회사 자료를 개인 Notion 계정에 연결해도 되나요?
회사 승인 없이 연결하지 않는 편이 안전합니다. 개인 계정은 퇴사, 계정 분실, 공유 설정 오류가 발생했을 때 회사가 권한을 통제하기 어렵습니다. 회사 워크스페이스와 승인된 계정을 사용하고, 고객정보나 인사자료처럼 민감한 내용은 연동 대상에서 제외해야 합니다.
3. AI로 회의록을 정리한 결과를 바로 Asana에 등록해도 되나요?
바로 등록하기보다 담당자, 실제 날짜, 완료 조건을 사람이 확인해야 합니다. AI는 회의록에 없는 담당자나 일정을 정확히 알 수 없습니다. 프롬프트에 ‘정보가 없으면 추측하지 말고 확인 필요라고 표시하라’고 지시하고, 사내 규정상 허용된 AI 도구에 비식별화한 내용만 입력하는 것이 좋습니다.